Закупівля товарів для офісу: робити самостійно чи віддати на аутсорс? (новини компаній)
Організація офісного забезпечення здається нескладною, поки йдеться про одну пачку паперу або коробку ручок. Коли кількість працівників зростає, закупівлі стають регулярними й охоплюють десятки різних позицій.
Office Better допомагає закривати такі потреби комплексно, але перед компанією все одно постає питання: займатися закупівлями власними силами чи передати їх на аутсорс?
Що означають самостійні закупівлі
При самостійному підході компанія призначає відповідального співробітника, який контролює залишки, формує замовлення, погоджує бюджет і стежить за отриманням товарів. У невеликій команді ці функції може виконувати офіс-менеджер або адміністративний працівник.
Такий варіант має очевидну перевагу — повний контроль. Відповідальна людина добре знає особливості конкретного офісу та може швидко реагувати на нестандартні потреби.
Водночас закупівлі займають робочий час. Потрібно регулярно перевіряти залишки, складати списки, порівнювати пропозиції, оформлювати замовлення та контролювати доставку. Якщо всі ці дії повторюються щотижня, вони перетворюються на постійний адміністративний процес.
Коли самостійний формат виправданий
Для офісу з невеликою кількістю працівників власна організація закупівель може бути цілком практичною. Асортимент обмежений, споживання легко спрогнозувати, а кількість замовлень невелика. У такій ситуації передача процесу сторонній компанії може бути недоцільною. Простий набір регулярних закупівель легше контролювати власними силами.
Що таке аутсорсинг офісних закупівель
Аутсорсинг означає, що частина операцій, пов'язаних із забезпеченням офісу, передається зовнішньому постачальнику. Компанія визначає потреби, бюджет і необхідний асортимент, а постачальник бере на себе значну частину організаційних питань.
Важливо, що аутсорсинг не обов'язково означає повну відмову від контролю. Замовник може погоджувати перелік товарів, кількість, періодичність поставок та інші умови. Цей формат особливо актуальний тоді, коли офісних потреб стає багато і вони виходять за межі звичайної закупівлі канцелярії.
Переваги передачі закупівель постачальнику
Головний ресурс, який компанія може заощадити завдяки аутсорсингу, — час співробітників. Замість постійного контролю десятків позицій відповідальна людина може зосередитися на інших адміністративних завданнях. Не потрібно витрачати час на пошук кожної категорії у різних місцях, якщо її можна замовляти в одного постачальника.
Що можна передати на аутсорс
Необов'язково одразу передавати весь процес. Компанія може почати з найбільш трудомістких напрямів і поступово розширювати перелік. Найчастіше зовнішньому постачальнику доручають регулярне постачання витратних матеріалів та поповнення стандартного асортименту необхідних товарів для офісу.
Що потрібно врахувати перед рішенням
Вибір між власними силами та аутсорсингом варто робити не лише за ціною товарів. Важливо врахувати повну вартість процесу, включно з робочим часом співробітників.
Корисно оцінити:
- скільки годин щомісяця займають закупівлі;
- скільки людей залучено до процесу;
- скільки постачальників має компанія;
- як часто виникає потреба в термінових замовленнях;
- наскільки складно контролювати залишки;
- чи планується розширення офісу.
Після такого аналізу стає зрозуміло, чи є закупівлі простим адміністративним завданням, чи вже перетворилися на окремий процес, який забирає значні ресурси.
Компромісний варіант
Не всі компанії потребують повного аутсорсингу. Можна поєднати обидва підходи: стратегічні або нестандартні покупки залишити всередині компанії, а регулярне постачання витратних матеріалів передати зовнішньому партнеру.
Наприклад, відповідальний співробітник може контролювати бюджет і затверджувати асортимент, а постачальник — займатися комплектацією та доставкою. Такий варіант зберігає контроль, але зменшує кількість рутинних операцій.
Як вибрати оптимальну модель
Для маленької компанії самостійні закупівлі часто залишаються найпростішим рішенням. У середньому та великому офісі, де регулярно замовляються різні категорії товарів і потрібне додаткове обладнання або сервіс, аутсорсинг може бути зручнішим.
Остаточне рішення варто приймати після оцінки не тільки вартості продукції, а й часу, який співробітники витрачають на її придбання. Якщо закупівлі перетворюються на постійний потік дрібних адміністративних завдань, передача частини процесів спеціалізованому постачальнику може дозволити команді зосередитися на основній роботі.
